Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams (im Folgenden „Teams“). Teams ist ein Service der Microsoft Corporation, der Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert.
Wir nutzen Teams, um Videokonferenzen, Telefonkonferenzen, Meetings und Webinare durchzuführen (im Folgenden „Teams-Meetings“).
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Teams-Meetings“ steht, ist die
König Industriebedarf GmbH
Rheinstr. 51
45478 Mülheim an der Ruhr
vertreten durch den Geschäftsführer Thomas König
Telefon + 49 208 580 76-0
E-Mail info@koenig-muelheim.de
Hinweis: Sofern Sie die Website von Teams aufrufen, ist der Anbieter von Teams (Microsoft Corporation) für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Website ist für die Nutzung von Teams jedoch nur dann erforderlich, wenn Teams online und nicht als Teams-App (z. B. für Windows, MacOS, iOS oder Android) genutzt wird.
Wenn Sie die Teams-App nicht nutzen möchten oder können, sind die Funktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die ebenso über die Website von Microsoft bereitgestellt wird.
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.
E-Mail: datenschutz@koenig-muelheim.de
Bei der Nutzung von Teams werden verschiedene Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Teams-Meeting“ zur Verfügung stellen.
Insbesondere folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Wenn wir „Teams-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und um Ihre Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Teams-App angezeigt.
Sofern eine Aufzeichnung erfolgt, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
Wenn es für Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines „Teams-Meetings“ erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der König Industriebedarf GmbH verarbeitet werden, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage des § 26 BDSG. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Teams-Meetings“.
Gegenüber Kunden und Interessenten ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Teams-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, sofern die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder, auf Anfrage des Interessenten, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen durchgeführt werden.
Bei Aufzeichnungen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, welche vorab eingeholt wird.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Teams-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern diese Daten nicht ausdrücklich zur Weitergabe bestimmt sind. Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns erfolgt innerhalb der König Industriebedarf GmbH nur an die Abteilungen, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen (z. B. Kundenbetreuung, IT, Vertrieb und Marketing).
Der Anbieter von Teams (Microsoft Corporation) erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses mit Microsoft vorgesehen ist.
Im Rahmen der Nutzung von Teams werden personenbezogene Daten an die europäischen Rechenzentren der Microsoft Ireland Operations, Ltd. übermittelt und dort gespeichert. Jedoch ist ein Zugriff von Personen aus einem Drittland nicht auszuschließen, da der Support auch von Microsoft Mitarbeitern erfolgen kann, die nicht in der europäischen Union ihren Sitz haben. Die König Industriebedarf GmbH beachtet dabei die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 bis 50 DSGVO. Der hierzu notwendige Vertrag (Microsoft Service Online Terms „OST“) wurde abgeschlossen.
Sonstige Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten an Empfänger in sogenannte Drittländer, das heißt in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder an internationale Organisationen, werden durch uns nicht vorgenommen.
Weitere Informationen zum Datenschutz der Microsoft Corporation erhalten sie hier:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
https://www.microsoft.com/de-de/trust-center
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erbringung der damit verbundenen vertraglichen Leistungen erforderlich ist. Hiervon umfasst ist neben der Dauer der eigentlichen Geschäftsbeziehung auch die Datenverarbeitung im Rahmen der Anbahnung und Abwicklung von Verträgen. Daneben unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowie aus steuerrechtlichen Vorschriften (Abgabenordnung – AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen fünf bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten und das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG) über diese personenbezogenen Daten. Daneben steht Ihnen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG) und Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO) zu, sowie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) der personenbezogenen Daten einzulegen, bzw. die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Datenübertragung (Art. 20 DSGVO) zu fordern. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich im Falle von Datenschutzverletzungen bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO, § 19 BDSG).